Le Centre Régional des Œuvres Universitaires et Scolaires (Crous) de Paris est un établissement public administratif placé sous la tutelle du ministère chargé de l'Enseignement supérieur, de la Recherche et de l'Innovation. Il est régi par les décrets n°87-155 du 5 mars 1987 et n°2016-1042 du 29 juillet 2016 relatifs aux missions et à l'organisation des oeuvres universitaires. Il a pour mission d'améliorer les conditions de vie et d'étude des étudiants de l'académie de Paris.

La direction générale du Crous de Paris est composée d'un directeur général, d'une directrice adjointe, d'une cheffe de cabinet et de deux assistants de direction.

Poste ouvert aux catégories C ou B

Activités principales

1. Activités de secrétariat de direction

Organisation des agendas de la direction générale et accueil

• Gérer les agendas des membres de la direction générale
• Préparer et organiser les différents événements inscrits à l'agenda (réunions, déplacements, instances de l'établissement, etc.), en assurer le suivi (logistique, invitations, réponses, etc.)
• Assurer l'accueil physique et téléphonique de la Direction générale
• Préparer et contrôler les dossiers nécessaires à la mission de la direction générale (documentation, rapports, notes diverses, ...)
• Suppléer la cheffe de cabinet pour les affaires courantes en cas d'absence

Gestion, suivi et archivage

• Assurer le bon fonctionnement de la procédure de signature des documents (papier ou numérique)
• Gérer et traiter les informations écrites et gérer les courriers sortants internes et externes
• Gérer les fournitures de bureau
• Etablir des comptes-rendus de réunions
• Gérer les notes de frais
• Organiser le tri et l'archivage des documents de la Direction générale

Communication

• Structurer et assurer la transmission des informations en interne
• Rédiger des documents administratifs
• Mettre en forme des documents ou des présentations, dans le respect de la charte graphique

Compétences

1. Savoir

• Maîtrise des outils bureautiques
• Gestion administrative
• Normes rédactionnelles
• Méthode de classement et d'archivage
• Modalités d'accueil des publics, en physique et téléphonique
• Techniques de prise de notes
• Techniques de numérisation
• Utilisation d'outils collaboratifs
• Bases de suivi financier

Savoir faire

• Organiser le planning d'un responsable
• Concevoir et rédiger des documents administratifs
• Traiter l'information
• Organiser des déplacements professionnels
• Préparer et organiser des réunions
• Gérer du courrier
• Concevoir un tableau de bord
• Réaliser un suivi d'activité
• Classer les documents, informations et fonds documentaires liés à une activité
• Réaliser des commandes et vérifier la conformité des livraisons

Savoir-être

• Travail en équipe
• Capacité d'adaptation
• Gestion du stress
• Sens de la communication
• Autonomie
• Sens de l'organisation
• Rigueur
• Force de proposition
• Persévérance
• Réactivité
• Loyauté