Assistant d’accueil et de secrétariat – résidence Crous Nice

Le Crous de Nice-Toulon est un établissement de l'Etat opérateur de la vie étudiante, en charge des services suivants :

• la restauration universitaire (avec les resto U, les cafétérias),
• le logement universitaire (les cités U, les résidences U),
• l'action sociale (le dossier social étudiant, les bourses sur critères sociaux, l'allocation d'étude...),
• l'aide aux projets et l'animation des résidences,
• l'accueil des étudiants étrangers,
• le service logements et jobs (service de mise en relation entre entreprises, loueurs et étudiants).

Le Crous de Nice-Toulon gère plus de 18000 bourses, 19 résidences universitaires et 21 structures de restauration sur les départements des Alpes-Maritimes et du Var.

Il est organisé entre des services supports situés à Nice et des unités opérationnelles situées au plus près des différents campus

Structure agile et réactive, il a pour mission de répondre aux besoins des étudiants et de s'adapter à leurs évolutions.

285 ETP composent ses effectifs avec un panel de statuts.

Rémunération brute mensuelle, selon profil et expérience

Pourquoi candidater au Crous Nice Toulon ?

Un établissement engagé :

• Pour le service aux étudiants
• Pour l'égalité des chances
• Pour la transition écologique

Une carrière dynamique :

• Le développement et le renforcement des compétences via une offre de formation riche et accessible
• L'accompagnement des projets d'évolution professionnelle

La conciliation de la vie personnelle et professionnelle :

• Des droits à congés et RTT (55j/an)
• Des possibilités de Compte Epargne Temps (CET)
• Un dispositif de télétravail

Des avantages sociaux :

• Des structures de restauration étudiants accessibles au personnel
• Le remboursement d'une partie des frais de transport
• Une protection sociale complémentaire avec participation employeur
• Des prestations d'action sociale

Sous la responsabilité du Directeur de l'unité de gestion (DUG), l'assistant(e) d'accueil et de secrétariat participe aux différentes tâches d'accueil et de suivi financier et administratif de la vie de l'étudiant en résidence.

Descriptif des activités essentielles (non exhaustives) :

Mission 1 : Accueil, sécurité et gestion administrative

- Accueillir, renseigner, orienter et accompagner au quotidien les étudiants logés

- Être à l'écoute des étudiants et signaler et alerter sur les situations de détresse ou de mal être

- Accueillir les entreprises et suivre la réalisation des prestations fournies

- Assurer l'accueil téléphonique

- Veiller à l'affichage dans le hall d'accueil

- Assurer le classement et l'archivage papier et numérique

- Assurer les états des lieux d'entrée et de sortie ainsi que leur suivi administratif

- Veiller à l'occupation optimum de la résidence

- Assurer le bon suivi du logement entre un départ et une arrivée

- Garantir la sécurité des personnes et des biens en appliquant les consignes

- Faire des comptes-rendus des évènements journaliers au DUG

- Veiller au respect du règlement intérieur de la résidence

- Gérer les situations d'urgence

Mission 2 : Gestion financière

- Participe à la chaine de la dépense en collaboration avec la DUG et son adjointe

- Déclencher et gérer la facturation des loyers, charges, réparations

- Assurer le suivi administratif et financier des dossiers individuels des résidents et l'actualisation du dossier (acte de caution, contrats...)

- Etablir les statistiques et éléments de tableaux de bord de gestion

Conditions d'exercice :

- Interlocuteurs internes : services centraux et sites du Crous

- Interlocuteurs externes : partenaires publics et privés, étudiants, personnels enseignants et administratifs, entreprises diverses

Conditions spécifiques :

-Possibilité d'intervenir sur une autre résidence en l'absence du titulaire afin d'en assurer la continuité de service

Les « savoirs » :

- Avoir une connaissance de base des procédures administratives et de la réglementation de la fonction publique

- Connaître le fonctionnement d'une unité de gestion

Les « savoir-faire » :

- Maîtriser l'outil informatique (utilisation de plusieurs logiciels spécifiques au Crous). Une parfaite maitrise d'Excel est indispensable.

- Maîtriser les techniques de secrétariat

- Savoir s'organiser en fonction des priorités de sa hiérarchie/du service

- Savoir planifier simultanément, organiser et assurer le suivi des dossiers

- Savoir appliquer les procédures administratives et financières

- Capacité à faire preuve d'adaptabilité et d'efficacité opérationnelle en période de forte activité (gestion du stress et des flux de rentrée)

Les « savoir-être » :

- Goût pour le relationnel en interne comme en externe et capacité à interagir avec fluidité et bienveillance auprès de publics variés

- Sens du service public : capacité à représenter le CROUS avec neutralité, bienveillance et professionnalisme auprès des usagers

- Autonomie tout en sachant rendre compte à sa hiérarchie de manière claire, régulière et fluide

- Savoir travailler en équipe

- Connaissance des problèmes du milieu étudiant et capacité d'écoute indispensable

- Savoir gérer les conflits et notamment savoir désamorcer les tensions et proposer des solutions apaisées

- Savoir apprécier les situations individuelles des usagers avec discernement

- Disponibilité requise