Secrétaire de Direction – Clous de Pau et des Pays de l’Adour (H/F)

Rattaché(e) à la Directrice du Clous de Pau et des Pays de l'Adour, vous assurez le secrétariat de direction et contribuez au bon fonctionnement administratif, organisationnel et institutionnel du Clous.

Véritable interface entre la direction, les services du Crous et les partenaires institutionnels, vous occupez un poste polyvalent nécessitant organisation, réactivité, discrétion et qualités relationnelles.

Assurer le secrétariat de direction

Vous prenez notamment en charge :

• la gestion de la boîte mail du secrétariat de direction ;
• l'accueil physique et téléphonique ;
• la gestion et l'organisation de l'agenda de la Directrice ;
• la diffusion des informations et messages de la Direction auprès des personnels ;
• la rédaction, la mise en forme et la saisie de courriers, notes et documents administratifs ;
• le classement et la gestion des archives du secrétariat de direction ;
• l'organisation des déplacements professionnels de la Direction : réservations de billets de train et d'hébergement ;
• la préparation et la rédaction des états de frais.

Assurer le suivi administratif de l'activité de la Direction

Vous participez au suivi et à la coordination de différents dossiers et activités, notamment :

• la mise à jour des documents internes : mémentos, annuaires et listes de contacts, calendriers prévisionnels ;
• le suivi de dossiers portés par la Direction, notamment dans le cadre du dialogue de gestion et de dossiers stratégiques ;
• l'organisation du calendrier des entretiens professionnels ;
• l'organisation des entretiens de recrutement ;
• la gestion administrative, matérielle et financière, sous l'autorité de votre responsable hiérarchique, notamment via l'outil ORION NG.

Vous travaillez en lien étroit avec les différents services du Crous et plus particulièrement avec l'équipe de secrétariat de direction de l'établissement.

Participer aux instances et réunions

Vous participez aux CODIR du Clous ainsi qu'à certaines réunions afin d'assurer :

• la préparation logistique et administrative des réunions ;
• la prise de notes ;
• la rédaction des comptes rendus et procès-verbaux ;
• le suivi des actions et dossiers relevant de la Direction.

Organiser les relations et événements institutionnels

Vous contribuez à l'organisation des rencontres institutionnelles et au développement des relations avec les différents partenaires du territoire, en collaboration avec le secrétariat de direction du Crous de Bordeaux-Aquitaine.

À ce titre, vous participez notamment à l'organisation des rencontres avec :

• la Direction générale du Crous ;
• les représentants académiques et de l'enseignement supérieur ;
• la présidence de l'Université de Pau et des Pays de l'Adour ;
• les élus et représentants des collectivités territoriales de Pau, Mont-de-Marsan et du Pays Basque.

Vous participez également à l'organisation et au bon déroulement de différents événements institutionnels et internes :

• cérémonies ;
• inaugurations et visites ;
• voeux ;
• séminaires ;
• événements à destination des personnels et de leurs familles ;
• actions liées au jumelage Seezeit.

Vous assurez notamment le suivi des listes, l'organisation pratique, la coordination logistique et la participation au bon déroulement de ces événements.

Participer à l'organisation des actions de communication et des événements étudiants

Vous contribuez à l'organisation logistique des événements institutionnels et des prises de parole : préparation des supports, kakémonos, coordination des besoins matériels, prise de photographies, etc.

Vous participez également à la préparation et à l'organisation des salons et événements étudiants, en lien avec les services concernés, notamment :

• 3, 2, 1 Pau ;
• Campulsations ;
• Infosup Landes ;
• les journées portes ouvertes ;
• les temps forts de rentrée et d'accueil des étudiants.

Vous contribuez à la mobilisation des équipes et à la mise en place de la logistique nécessaire : stands, matériel, organisation des présences et coordination opérationnelle.

Participer à la gestion de situations particulières

Vous pouvez être amené(e) à intervenir dans le cadre de la cellule de crise du Clous, notamment pour :

• assurer la tenue de la main courante ;
• contribuer à l'organisation et au suivi de la cellule ;
• participer à la rédaction des comptes rendus ;
• mettre à jour les documents et fichiers nécessaires ;
• assurer le suivi de la valise dédiée à la gestion de crise et des informations relatives aux unités de gestion du ressort du Clous.

Vous participez également à l'organisation des élections professionnelles.

Des missions de référent(e)

Dans le cadre de vos fonctions, vous assurez également les missions de :

• référent(e) Services Publics + du Clous de Pau ;
• référent(e) « Demander Angela » pour le site de Pau.

Conditions de recrutement:

Poste ouvert aux titulaires (catégorie C) et aux contractuels
Poste à pourvoir dès que possible
Rémunération :

• Fonctionnaire titulaire: grille indiciaire des catégorie C + IFSE (groupe 1 soit 408.33 €)
• Contractuel: 1895 euros brut mensuel

Lieu :Clous de Pau et des Pays de l'Adour – 7 rue Saint-John-Perse à Pau ;
Temps de travail : 37h30 par semaine - 48,5 jours de congés par an

Dans le cadre de vos missions, vous pourrez être amené(e) à effectuer des déplacements ponctuels et à adapter votre organisation du travail en fonction de l'activité, des événements et des contraintes du service.

Le profil que nous recherchons

Vous disposez d'une formation ou d'une expérience professionnelle vous ayant permis d'acquérir de solides compétences en secrétariat, assistance de direction ou gestion administrative.

Vous êtes à l'aise dans un environnement nécessitant de gérer simultanément plusieurs dossiers, interlocuteurs et échéances.

Vos compétences

Vous maîtrisez notamment :

• les techniques d'accueil téléphonique et d'accueil du public ;
• les outils et technologies de communication et de gestion : messagerie électronique, Internet, Intranet, outils de visioconférence, etc. ;
• les outils bureautiques, notamment Word, Excel, PowerPoint et Outlook ;
• la rédaction et la mise en forme de documents administratifs ;
• l'expression écrite et orale ;
• les techniques de communication et de relation avec des interlocuteurs variés.

Votre aisance relationnelle vous permet d'échanger efficacement avec de nombreux partenaires : services internes, institutions, collectivités territoriales, associations étudiantes et autres interlocuteurs.

De bonnes qualités rédactionnelles sont indispensables pour réussir dans ce poste.

Vos qualités

Vous êtes reconnu(e) pour :

• votre discrétion et votre respect de la confidentialité ;
• votre sens de l'organisation et votre capacité à gérer les priorités ;
• votre polyvalence ;
• votre réactivité ;
• votre sens de l'écoute et de la communication ;
• votre maîtrise de soi et votre capacité à gérer les situations de tension ;
• votre capacité à travailler avec des interlocuteurs variés ;
• votre autonomie tout en sachant travailler en équipe.